こんにちは！大企業の組織図が深すぎて、疲弊している”さらぱん”です。
さらぱん皆さんは伝言ゲームってご存知しょうか？
そんなの子供の頃にやったよ！という声も聞こえてくるような気がします。
しかし、現代の社会においても伝言ゲームが息づいているのです。
さらぱん都市伝説でしょっ！？
- 社内でのコミュニケーションに困っている方
- 円滑なコミュニケーションを目指している方
- 解決の糸口を探している方
伝言ゲームとは
伝言ゲーム（でんごんゲーム）とは、あるグループが一列になり、列の先頭の人に、元となる一定の言葉（メッセージ）を伝え、伝えられた人はその言葉を次の人に耳打ちし、それを最後の人に伝えるまで繰り返し、最後の人は自分が聞かせてもらったと思う言葉を発表し、元の言葉と発表された言葉が一致するかどうか、またどの程度違っているかを楽しむ遊びである。
出典：wikipedia
ということは、
列の先頭の人が最後の人に直接伝えることで
齟齬（そご）が生じないはずです。
しかしながら、会社の組織は中間に何人もの人を挿むのです。
そんな無駄で、齟齬が生じやすい事例を紹介していきます。
※齟齬（そご）・・・事柄がくい違って合わないこと。
齟齬が生じやすい具体例
事案１ 係運営
おそらく多くの会社では、”係”があるのではないでしょうか？
自分に与えられた業務以外にも会社の運営に必要な業務をやる必要があります。
さらぱん小学校でも、
整理整頓係、
飼育係、
図書係など
ありましたよね？
会社では、PC管理係、予算係、固定資産管理係などがあります。
| 係 | 仕事内容（例） |
|---|---|
| PC管理係 | PCを紛失してないか、またセキュリティは最新なのか管理し、情報インフラ部に報告する。 |
| 予算係 | Q（クォーター）また四半期毎、来年度以降の予算を積み上げ経理部に報告する。 |
| 固定資産管理係 | 固定資産を紛失してないか管理し、固定資産管理部に報告する。 |
ここでは、PC管理係について説明します。
メール連絡ぐらいなら、情報インフラ部から直接各課員へと連絡をすれば済む話なのです。
しかし、下図のようにわざわざPC管理係を経由してメールで連絡しなければなりません。
一方で、情報インフラ部から各課員へセキュリティ更新をお願いしたとしましょう。
すぐに更新する課員もいれば、期限を過ぎても一向に更新しない社員もいます。
情報インフラ部から直接更新しない社員に連絡・指示するのは、大人数在籍する企業では難しいです。
また更新しない社員にも事情があり、長期連休に入っている、PCなど情報技術に詳しくない、顧客先でトラブルを起こしているなど様々です。
そういう場合、係担当が更新しない社員へサポートする必要があります。
さらぱん各社員がしっかり対応してくれたらいいのに
事案２ 方針説明
社長は年頭にわが社は目標○○億円の売上を達成、利益率△△%を達成！と社員へ説明します。
もし自分の会社の年頭方針を知らない人がいれば、上司や周りの人に確認してみてください。
年頭方針を聞いた部長はその目標を達成するための行動計画、数値目標を設定します。
例えば、新規顧客の開拓、新規設備の予算を10%削減、残業時間の抑制などです。
次に部長からの行動計画、数値目標を聞いた課員は、さらに具体的なアクションプランへ落とし込みます。
新規顧客の開拓であれば、他県までエリアを広げてみる。
新規設備の予算を削減するなら、より簡易な構成にできないか、残業時間の抑制なら20時以降は消灯する、など他にもたくさんのアイディアが浮かぶでしょう。
そして、年末に成果を刈り取り、年頭方針は達成できたのか否かを報告するのです。
ここでの例は、より具体的なアクションプランへ落とし込むことで、 社長の情報＝社員の情報 の関係が成り立ちます。
情報を正確に伝えるために
２つの事案をみていただいたように、現代の社会にも形式はいろいろあるものの伝言ゲームが存在します。
少しでも情報を正確に伝える必要があります。
しかし、組織のやり方って会社員１人の意見では残念ながらすぐに変わりません。
まずは自分からこういうツールを活用すれば、もっと効率的に働けるとアピールすることで徐々に仲間が増えていきます。
つまり、伝言ゲームのスタート地点を自分にしてしまえばいいのです。
ツール１．ホームページを立ち上げる
体系的に表示されるので見やすい
- 初期投資が必要
- ホームページにアクセスしないと情報が得られない
さらぱん見る人、見ない人に分かれちゃう
ツール２．メーリングリストを利用する
一度に関係者に連絡できる
定期的にリストを見直す必要がある
1人1人メールアドレスを設定して、宛先に関係者を入れ忘れちゃったことはありませんか？
メーリングリストであれば、毎回一人ひとりのメールアドレスを選択しないのは助かります。
これなら、メールアドレスを入れ忘れたという心配は必要ありません。
しかしデメリットとして、メーリングリストを定期的にメンテナンスする必要があります。
ツール３．チャットツールを活用する
- タスクごとにやり取りが残せるので、過去のやり取りがわかる
- 「お疲れ様」、「よろしくお願いします」を入力しなくていい
- 初期投資が必要
- チャットが乱立する可能性がある
世の中にはいろいろなチャットツールが存在するので、活用するのもありです。
(まとめ)状況によってツールを使い分ける
情報の伝え方には、状況に応じたツールを使い分ける必要があります。
それぞれメリット、デメリットが存在しますので、あなたのチームで最適な手法はどれか試してみてください。
少しでも働きやすい環境へ改善していきましょう！
